Un lundi matin, un message arrive : « Bonjour, pouvez-vous me faire un devis pour l’entretien de nos bureaux une fois par semaine ? » Pas de surface, pas de jour souhaité, pas un mot sur les sanitaires ou sur l’accès aux locaux.
Si vous dirigez une petite entreprise de nettoyage, cette situation vous est sûrement familière. Vous pouvez envoyer un devis rapide en comblant les blancs vous-même, au risque d’un malentendu. Ou vous pouvez prendre le temps de poser les bonnes questions, au risque de repousser l’envoi. Il existe une troisième voie : une méthode simple, la même à chaque demande.
Je suis Myleine, assistante administrative indépendante à Marguerittes, près de Nîmes. Dans cet article, je vous propose une méthode en trois temps (recueillir, décrire, suivre) pour préparer un devis d’entretien de bureaux, et je vous montre quelles étapes vous pouvez me confier.
1. Recueillir les informations avant de préparer le devis
Un bon devis commence par de bonnes questions. Voici une checklist que vous pouvez réutiliser pour chaque demande, par téléphone, par e-mail ou lors d’une visite.
Checklist de recueil du besoin
- Fréquence souhaitée : combien de passages par semaine ou par mois, et sur quelle durée de contrat envisagée.
- Espaces concernés : bureaux, salle de réunion, accueil, couloirs, espace cuisine ou pause, escaliers. Surface approximative et nombre de pièces.
- Tâches attendues : dépoussiérage, aspiration, lavage des sols, vidage des corbeilles, nettoyage des surfaces et du mobilier, vitres.
- Sanitaires, s’il y en a : nombre de points d’eau et de toilettes, fréquence d’entretien attendue.
- Horaires et conditions d’accès : plages possibles (avant l’ouverture, en soirée, en journée), clés, badge ou code, alarme, personne à contacter sur place.
- Produits et consommables : qui fournit les produits et le matériel, qui fournit le papier, le savon et les sacs.
- Contact et suite : qui décide, qui reçoit le devis, pour quelle date une réponse est souhaitée.
Cette liste est un outil pratique, pas un questionnaire figé. Selon le client, certaines lignes seront inutiles et d’autres viendront s’ajouter. Son intérêt : ne rien oublier au moment de chiffrer.
2. Décrire clairement la prestation
Une fois les informations réunies, l’enjeu est de rédiger une description que le client comprend du premier coup. Trois blocs suffisent : ce qui est inclus, ce qui est proposé en option, ce qui reste à confirmer.
Un exemple anonymisé tiré d’une mission
J’ai récemment préparé un devis pour l’entretien de bureaux. Pour cet article, j’ai gardé la structure de la mission et retiré tout ce qui permettrait d’identifier le client : ni nom, ni adresse, ni montant.
Ce qui était prévu dans cette mission
- Un passage par semaine pour l’entretien des bureaux.
- Les produits d’entretien inclus dans la prestation.
- Le nettoyage des sanitaires, lorsque le site en comporte.
Ce qui était présenté comme un point à confirmer, selon le site
- Le nettoyage des vitres.
- L’entretien de l’espace pause.
- La fourniture des consommables (papier, savon, sacs).
Ces trois points n’étaient ni promis ni exclus : ils dépendaient du site, et le devis le disait clairement. Chacun pouvait ensuite être précisé avec le client, puis ajouté au devis en option ou en prestation incluse.
Ce que vous pouvez envisager pour vos propres devis
- Séparer en trois blocs : ce qui est inclus, ce qui est proposé en option, ce qui reste à confirmer.
- Lister les tâches attendues pour chaque espace, afin que le client sache ce que recouvre un passage.
- Indiquer le jour et la plage horaire du passage, ainsi que le mode d’accès aux locaux.
- Préciser la surface ou le nombre de pièces à entretenir.
- Proposer un passage supplémentaire, en option, pour les périodes plus chargées.
Cette présentation évite deux écueils : le client qui croit que les vitres sont comprises, et le devis qui part sans que le point sur les consommables soit réglé. Les points à confirmer peuvent souvent être traités en quelques minutes par e-mail, avant la validation.
3. Suivre le devis après l’envoi
Un devis envoyé n’est pas un devis signé. Sans suivi, il reste souvent sans réponse, simplement parce que le prospect a été pris par autre chose. Un tableau simple suffit pour garder la main.
Trois exemples de suivi de devis
- Cabinet A : devis envoyé le 3 novembre. Statut : envoyé. Prochaine action : relance par e-mail le 10 novembre.
- Société B : devis envoyé le 28 octobre. Statut : en attente d’informations. Prochaine action : rappeler le 12 novembre pour confirmer l’accès aux locaux.
- Agence C : devis envoyé le 20 octobre. Statut : accepté. Prochaine action : fixer le premier passage le 10 novembre.
Quelques statuts suffisent : à envoyer, envoyé, en attente d’informations, accepté, refusé. L’essentiel est que chaque ligne ait toujours une prochaine action et une date.
Un exemple de relance à adapter
Bonjour [Prénom],
Je me permets de revenir vers vous au sujet du devis d’entretien de vos bureaux envoyé le [date]. Avez-vous pu le consulter ? Si certains points méritent d’être précisés (fréquence, horaires, accès aux locaux), je reste disponible pour en parler.
Dans l’attente de votre retour, je vous souhaite une bonne journée.
[Votre prénom et nom]
Avant chaque relance, relisez le dernier échange : le client a peut-être déjà répondu par téléphone ou demandé un délai. Un message court, cordial et précis est mieux reçu qu’un rappel automatique.
Ce que MylGestion peut prendre en charge
Vous connaissez votre métier, vos chantiers et vos tarifs. Ce qui prend du temps, c’est tout ce qui entoure le devis. Voici ce que je peux faire pour vous, ponctuellement ou de façon régulière :
- Préparer le devis à partir de vos consignes : je reprends vos notes d’appel ou de visite, je structure la description de la prestation (inclus, options, points à confirmer) et je liste les questions restantes.
- Le mettre en forme : un document clair, à votre image, prêt à être relu.
- Suivre le devis : je tiens votre tableau de suivi à jour (date d’envoi, statut, prochaine action).
- Relancer selon ce qui a été convenu : je prépare ou j’envoie les relances comme nous l’avons défini ensemble.
Votre rôle reste central : vous fixez vos tarifs et vous validez le document avant son envoi. Je ne tiens pas de comptabilité et je n’encaisse aucun paiement à votre place.
Je suis basée à Marguerittes, près de Nîmes, et je travaille principalement à distance : e-mails, visioconférence et documents partagés. Cette organisation convient bien aux dirigeants qui sont sur le terrain toute la journée. Lorsque c’est utile, je peux aussi intervenir ponctuellement autour de Nîmes et dans le Gard.
Questions fréquentes
Faut-il visiter les locaux avant de préparer le devis ?
C’est souvent utile, surtout lorsque les informations du premier message sont limitées. Une visite permet de voir les surfaces, les accès et les sanitaires. Pour une petite demande, un échange téléphonique complété par des photos peut suffire. C’est à vous d’en juger selon le client.
Quand relancer un devis resté sans réponse ?
Il n’existe pas de règle unique. Beaucoup de dirigeants choisissent un premier rappel quelques jours après l’envoi, puis un second plus tard. L’important est de décider une règle simple, de la noter dans votre tableau et de vous y tenir.
Puis-je ne vous confier que la mise en forme et le suivi ?
Oui. Vous choisissez les étapes que vous souhaitez déléguer : la préparation à partir de vos notes, la mise en forme, le suivi, les relances, ou une seule de ces tâches. Chaque mission est proposée sur devis, selon votre besoin.
Parlons de votre prochain devis
Vous retrouverez le détail de mes missions sur la page Services.
Si vous souhaitez savoir comment je pourrais vous aider sur votre prochaine demande, je vous propose un premier échange gratuit de 20 minutes, sans engagement. Vous me décrivez votre situation, et je vous explique simplement ce qui peut être pris en charge. Vous pouvez le réserver depuis la page Contact.
Merci de m’avoir lue, et bonne préparation !
Myleine Debessat – MylGestion
Assistante administrative indépendante à Marguerittes, près de Nîmes, et à distance partout en France
